Betriebly im Alltag nutzen

1. Einstieg & Grundbegriffe

Betriebly ist eine Plattform, in der Sie Ihre täglichen Abläufe bündeln können: Aufträge, Leistungen, Zeiterfassung, Dokumente, Eingangsrechnungen und mehr.

1.1 Mandant / Firma

Jede Firma läuft in einem eigenen Mandanten. Technisch wird dieser Mandant über ein sogenanntes Prefix (z. B. 765_) unterschieden. Für Sie als Anwender ist das im Alltag nicht relevant, es sorgt im Hintergrund dafür, dass Ihre Daten sauber getrennt sind.

1.2 Module (Bereiche)

Je nach Paket und Einrichtung können u. a. folgende Module freigeschaltet sein:

• Dashboard – Überblick über Aufgaben, offene Posten und Kennzahlen.
• Auftraggeber / Kunden – Ihre Kunden und Ansprechpartner.
• Objekte / Projekte – Einsatzorte, Liegenschaften oder Projekte.
• Leistungen / Artikel – Ihr Leistungs- und Artikelstamm.
• Warenkorb & Belege – Angebote, Lieferscheine, Rechnungen.
• Eingangsbelege – Eingehende Rechnungen inkl. OCR-Erkennung.
• Zeiterfassung – Arbeitszeiten des Teams.
• Tickets / Aufgaben – Servicefälle, Reklamationen, interne Aufgaben.
• Webshop – Kunden-Login zur Bestellung oder Einsicht.
• StB-Portal – Separater Zugang für den Steuerberater (nur für Kanzlei).

2. Login, Rollen & Benutzer

2.1 Login

Der Login erfolgt in der Regel über die zentrale Seite /web/indexS.php oder direkt über den Anmeldebildschirm Ihrer Firma. Sie erhalten von Ihrem Administrator:

• einen Benutzernamen und
• ein Passwort (oder einen Link zur Erstvergabe).

2.2 Rollen

Jeder Benutzer hat eine oder mehrere Rollen, zum Beispiel:

• Mitarbeiter – kann seine Zeiten erfassen und ihm zugewiesene Aufgaben sehen.
• Dispo / Büro – kann Aufträge, Belege und Tickets bearbeiten.
• Admin – kann Stammdaten und Einstellungen verwalten.

Welche Menüpunkte Sie sehen und welche Aktionen Sie ausführen dürfen, hängt von Ihrer Rolle ab.

2.3 Passwort ändern

In der Regel können Sie Ihr Passwort über den Benutzer-/Profilbereich ändern. Sprechen Sie bei Unsicherheit Ihren internen Administrator an.

3. Dashboard & Navigation

3.1 Dashboard-Überblick

Nach dem Login sehen Sie in der Regel das Dashboard. Typische Inhalte:

• Offene Aufgaben / Tickets, die Ihnen oder Ihrem Team zugewiesen sind.
• Hinweise auf überfällige Rechnungen oder Mahnungen.
• Kurze Übersichten zu Tages-Umsatz, Zeitbuchungen oder offenen Belegen.

3.2 Navigation

Die Hauptnavigation finden Sie oben oder links (je nach Layout). Jeder Menüpunkt führt in ein Modul. Häufige Einstiege:

• Auftraggeber / Kunden – Stammdaten pflegen, neue Kunden anlegen.
• Objekte / Projekte – Einsatzorte, Gebäude, Anlagen.
• Leistungen / Artikel – Preislisten, Einheiten, MwSt-Sätze.
• Warenkorb / Belege – neue Angebote, Lieferscheine, Rechnungen.
• Eingangsbelege – Eingangsrechnungen prüfen und freigeben.
• Zeiterfassung – Zeiten erfassen oder freigeben.

3.3 Suche

Viele Bereiche bieten eine Volltextsuche und Filter (z. B. nach Zeitraum, Status, Kunde). Nutzen Sie diese, um schnell an die gesuchten Belege oder Vorgänge zu kommen.

4. Stammdaten: Kunden, Objekte & Leistungen

4.1 Auftraggeber / Kunden

Legen Sie hier Ihre Kunden an. Wichtige Felder:

• Name / Firma und Anschrift.
• Ansprechpartner mit E-Mail und Telefonnummer.
• Rechnungsadresse (falls abweichend).
• Standard-Konditionen (z. B. Zahlungsziel, Rabatt).

4.2 Objekte / Projekte

Objekte können Einsatzorte, Gebäude, Projekte oder Maschinen sein. Diese helfen, Leistungen und Belege später besser auszuwerten.

• Jedes Objekt kann einem Auftraggeber zugeordnet sein.
• Sie können Notizen, Ansprechpartner oder Besonderheiten hinterlegen.
• In vielen Modulen können Sie nach Objekten filtern.

4.3 Leistungen / Artikel

Im Leistungs-/Artikelstamm pflegen Sie alles, was Sie abrechnen: Dienstleistungen, Pauschalen, Material, Geräte.

• Bezeichnung (klar verständlich, ggf. mit Kurz- und Langtext).
• Einheit (z. B. Stunde, Stück, Pauschale).
• Preis (Netto, ggf. Staffelpreise).
• Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %).
• Optional: Bild für Webshop / Dokumente.

5. Aufträge, Lieferscheine & Rechnungen

5.1 Warenkorb

Der Warenkorb ist der zentrale Einstieg für neue Belege: Sie stellen Positionen zusammen und entscheiden am Ende, ob ein Angebot, Lieferschein oder eine Rechnung entstehen soll.

1. Kunde und ggf. Objekt auswählen.
2. Leistungen / Artikel suchen und hinzufügen.
3. Mengen, Preise und Rabatte prüfen.
4. PDF-Vorschau nutzen, um das Layout zu kontrollieren.
5. Beleg erzeugen (z. B. Rechnung buchen).

5.2 Belegtypen

Typische Belegtypen:

• Angebot – noch keine Buchung, dient der Vorab-Information.
• Lieferschein – dokumentiert erbrachte Leistungen / Lieferungen.
• Rechnung – verbindlicher Beleg mit Belegnummer.
• Gutschrift / Storno – Korrekturen zu bestehenden Rechnungen.

5.3 Belegnummern & Archiv

Rechnungen erhalten eine stabile Belegnummer und werden zusammen mit dem PDF im System abgelegt. Änderungen nach der Buchung sind nur noch über Storno / Gutschrift möglich – so wie es die GoBD vorsehen.

5.4 Versand

Je nach Einrichtung können Belege direkt per E-Mail versendet werden. Der Versand wird protokolliert, so dass Sie später nachvollziehen können, wann welche Rechnung an welchen Empfänger verschickt wurde.

6. Eingangsbelege & OCR-Scanner

6.1 Belege erfassen

Eingangsrechnungen können als PDF oder Bilddatei ins System geladen werden – z. B. über den Web-Upload oder den mobilen Scanner.

• Beleg hochladen oder mit der PWA / App fotografieren.
• Das System erkennt (je nach Einrichtung) automatisch Datum, Betrag, Steuersätze und Lieferant.
• Sie prüfen und ergänzen die Daten.

6.2 OCR-Scanner

Der integrierte OCR-Scanner liest die wichtigsten Felder aus: Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Beträge. Die Erkennung kann je nach Qualität des Belegs und Layout variieren, Sie behalten immer die Kontrolle.

6.3 Prüfen & Freigeben

Eingangsbelege durchlaufen typischerweise einen einfachen Workflow:

• offen – Beleg ist erfasst, aber noch nicht geprüft.
• klären – es gibt Rückfragen (intern oder an den Steuerberater).
• ok / freigegeben – Beleg ist geprüft; kann in die Buchhaltung.

7. Zeiterfassung & Auswertungen

7.1 Zeiten erfassen

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt im System erfassen – im Büro oder mobil:

• Start- und Endzeit, Pausen.
• Zuordnung zu Auftrag / Objekt / Projekt.
• Optionale Notizen (z. B. Beschreibung der Tätigkeit).

7.2 Sicht der Verwaltung

Disposition oder Verwaltung kann:

• Buchungen prüfen und freigeben.
• Fehler oder vergessene Zeiten korrigieren (je nach Rechten).
• Auswertungen nach Mitarbeiter, Objekt oder Zeitraum erstellen.

7.3 Verbindung zu Rechnungen

Je nach Arbeitsweise können Zeiten direkt als Grundlage für Rechnungen dienen (z. B. bei Stundenverrechnungssätzen).

8. Tickets, Nachrichten & Webshop

8.1 Tickets & Servicefälle

Über das Ticket-Modul können Anfragen, Reklamationen oder interne Aufgaben erfasst werden:

• Ticket anlegen (z. B. Störung, Kundenanfrage).
• Verantwortlichen / Team zuweisen.
• Status pflegen (neu, in Arbeit, erledigt).
• Kommunikation und Dateien am Ticket ablegen.

8.2 Nachrichten & Benachrichtigungen

Abhängig von der Einrichtung können Benachrichtigungen per E-Mail, Push oder anderen Kanälen erfolgen. So werden Mitarbeiter bei neuen Aufgaben oder Änderungen informiert.

8.3 Webshop / Kunden-Portal

Kunden können – sofern freigeschaltet – über den Webshop:

• Bestellungen auslösen oder Leistungen anfragen.
• Eigene Dokumente einsehen (z. B. Rechnungen).
• Optional: Tickets oder Meldungen erfassen.

9. Mahnwesen, offene Posten & Steuerberater

9.1 Offene Posten

Die Rechnungsliste zeigt, welche Rechnungen bereits bezahlt sind und welche noch offen oder überfällig sind. Typische Filter:

• Zeitraum (z. B. aktuelles Jahr, letzter Monat).
• Status (offen, bezahlt, gemahnt).
• Kunde oder Objekt.

9.2 Mahnwesen

Je nach Einrichtung kann das System Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen und versenden. Die Mahnstufe wird an der Rechnung dokumentiert.

9.3 Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei

Betriebly bietet ein separates Steuerberater-Portal. Aus Sicht des Betriebs ist wichtig:

• In den Firmeneinstellungen kann ein Steuerberater hinterlegt werden.
• Der Steuerberater sieht nur die freigegebenen Mandanten.
• Belege, Exporte und Rückfragen werden im System dokumentiert (z. B. Status „klären“ oder Kommentare).

10. Tipps, Sicherheit & Support

10.1 Typische Fragen

• Ich sehe bestimmte Menüpunkte nicht:
  Meist fehlt die passende Rolle. Wenden Sie sich an Ihren internen Administrator.
• Ich finde eine Rechnung nicht:
  Nutzen Sie die Suche in der Rechnungsliste (z. B. nach Kunde, Betrag, Datum oder Belegnummer).
• Ich habe eine Eingangsrechnung falsch erfasst:
  Solange der Beleg noch nicht exportiert ist, können Daten in der Regel korrigiert werden. Sprechen Sie bei Unsicherheit Ihre Steuerkanzlei an.

10.2 Sicherheit

• Verwenden Sie starke Passwörter und geben Sie diese nicht weiter.
• Nutzen Sie getrennte Benutzer, wenn sich Mitarbeitende abwechseln.
• Melden Sie sich nach getaner Arbeit ab – besonders an gemeinsam genutzten Geräten.

10.3 Support

Wie Sie Support erhalten, hängt von Ihrer Vereinbarung ab (direkt über den Betreiber, über Ihre Steuerkanzlei oder einen Ansprechpartner vor Ort). Häufige Wege:

• Ticket im System anlegen („Technik / Support“).
• E-Mail an die hinterlegte Support-Adresse.
• Telefonisch, falls vereinbart.

Dieses Handbuch gibt einen Überblick. Details einzelner Module können sich je nach Branche, Paket und individuellem Setup unterscheiden.